電子交換之附件檔案,請貴機關採行資訊安全保護措施,請查照並轉知所屬。


主旨:為避免電子交換之公文發生附件檔案遭非授權機關或人員存取之情形,請貴機關採行資訊安全保護措施,請查照並轉知所屬。
說明:
一、查文書及檔案管理電腦化作業規範第14點第8款規定,(文書傳遞交換處理)本文與附件檔案大小,合計以不超過10MB(Mega byte)為原則;附件數量龐大或無法附隨於本文檔時,應於本文檔中敘明附件儲存位置或另置於共用附件下載區。惟部分機關執行上開規定時,因附件儲存位置或共用附件下載區之配套資訊安全保護措施不足,致有發生附件檔案遭非授權機關或人員存取之虞。

二、若貴機關之電子發文作業有於公文本文檔中敘明附件儲存位置或另置於共用附件下載區等情形,請即採行下列資訊安全保護措施:

(一)公文製作應區分有附件之正、副本及無附件之副、抄本分繕,對於無附件之副、抄本本文內容及附件欄位,應刪除附件儲存位置、附件下載網址、公文識別碼(或檔號)及下載密碼等附件下載訊息

(二)請清查附件儲存位置區及共用附件下載區之歷史資料,移除過期公文之附件檔案,並建立過期公文之附件檔案自動下架機制。
依105年4月25日教育部臺教資(五)字第1050053916號函依據國家發展委員會檔案管理局105年4月18日檔資字第1050008230號函辦理。